補教經營者的成功推手

月份: 2021 年 3 月

三大理由為何要辦內部讀書會

打開一本書,如同打開一個世界

現今許多成功企業家,如馬化騰、巴菲特、比爾蓋茲等,談及成功的因素時,必然少不了「閱讀」這一項目。

讀書會起源於美國,最早是由女性所組成,當時念的書目以聖經為主,後來逐漸加入各種議題,如文學、時事、政治等。1902年中學教師奧爾森(Oscar Olsson)在瑞典的蘭德成立了第一個社區讀書會,正式把讀書會發揚光大並體系化,使讀書會不再是局限於自家客廳的一種聚會。而這種聚會在歐美的企業行之有年。

讀書會的浪潮迭起,如今未有跟上這種流行的企業,彷彿就像被時代摒棄。但事實是許多人沒有想清楚,為什麼要舉辦讀書會,以及為什麼要參加讀書會。究竟舉辦內部讀書會的意義何在?以下將為讀者講解三個企業必須舉辦內部讀書會的理由:

促使員工啟發思考模式,深入了解各種不同的觀點,並提升學習能力

世界的變化瞬息萬變,員工極需豐富自身的知識來解決日常所要面對的困難及挑戰。藉著內部讀書會,員工們可以與同事定期共讀一本書,如此便能建立共同話題及加強彼此間的溝通。透過交流,可以發現每個同事的思考模式迥異,甚至有些同事的想法特別優秀。這是因為他們知道的觀點很多。能夠從不同的層面推敲結果,最後才彙整出一個很棒的提案。相互學習彼此的思考模式,促使自己跳脫框架,讓自己的思想多元化,這便是讀書會最重要的學習點之一。

讀書會也有助於提高員工的自主學習能力,進一步提高員工的創新力。企業面對的挑戰日新月異,因此員工需要具備面對問題的能力。舉辦讀書會則能鼓勵員工自主學習,透過閱讀學習,便會具備迎難而上解決問題的能力。

為長官與下屬間製造共同語言,改善彼此的溝通

企業組織中的上下級溝通不良,是屢見不鮮的事情。造成這情況的原因就是雙方間並沒有共同語言。假設雙方對於事件的定義不同,意見就會可能產生分歧,所說的內容就會大相徑庭。所以,彌補這種溝通障礙最有效的方式就是舉辦讀書會。

企業領袖可以選擇一、兩本與自己的想法吻合且推薦的的書,每個月讓員工讀一本。員工也能向領袖推薦最新科技資訊的書籍,如此雙方就會慢慢建構共同語言,也可能會因此填補與領袖的知識鴻溝。在有「共同語言」的情況下開始任何需要聯合其他部門的會議,討論的重心便不會偏離,以書的內容為基礎開啟溝通,也絕對會變得比較容易。

打造平等交流的平台,形塑企業文化

讀書會的目的在於知識間的分享交流,以鼓勵員工主動積極學習。因此與會的各級員工需放下自身的階級身份,才能更容易參與討論,並獲得對同事的直接了解。階級平等的氛圍,對讀書會成員而言是一個安全的環境,使他們能夠更自在、更有信心地分享自己的想法。如此一來,便能促進新思維和新想法來改善企業的日常運作,亦可建立團隊間的信任與同事關係。

讀書會亦是企業型塑自身文化的好時機,例如希望推動孫子兵法、顧客導向等文化,可以先要求各級員工共讀相關主題書籍,或是特定書籍,讓大家吸取這個觀念,擁抱價值觀後,再進一步討論執行該文化的行為模式。如此,便能提升員工的向心力,建立共同願景,為企業形塑良好文化,使企業發展蒸蒸日上。

在企業內部讀書會裡,學習的重點不在於「知道」,而是「做到」。如今知識再也不是秘密,在資訊時代,手機取代了大腦的記憶功能,它讓我們很容易取得知識。因此讀書會的重點是如何利用身邊充沛的知識,而且在知道知識的當下,思考該怎麼學以致用。

值得注意的是,讀書會並不是開會,所以並不需要一個標準答案,只要將大家的想法整理出來即可。另外讀書會的成效是需要長期等待的。如果企業只注重短期、具體的績效,讀書會很快就會在企業內消失,因為這造成了所有與會者的壓力。倘若企業願意以正確的方式舉辦讀書會,並且持之以恆,總有一天必能看到成果,則包含了與會者的自信劇增、思維的改變、人際關係的改善等。這種進步,對企業來講幫助是非常大的。

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在科技顛覆浪潮中跟Netflix學管理

Netflix市值突破兩千億美金,成為經營的新典範。在科技顛覆浪潮中,Netflix擠下迪士尼成為新霸主,平均員工產值是迪士尼的9倍;Netflix一家公司凌駕整個好萊塢,在全球圈粉,打入超過190國,訂戶飆上2億

Netflix成為新世紀菁英的熱點,文化魅力超過Google、Apple,登上人才最嚮往的企業。

Netflix究竟是如何快速竄起、連續勝出?

Netflix創辦人兼執行長里德·海斯汀(Reed Hasting)首次公開他的經營心法,他邀請INSEAD歐洲工商管理學院教授艾琳·梅爾(Erin Meyer)合寫了《零規則》(No Rules Rules:Netflix and the Culture of Reinvention),透過研究與訪談超過200位員工,解析「自由與責任」文化,提煉出Netflix違反自覺的獨特運作方式:

在混亂邊緣運作

Netflix為什麼有能力預測市場需求與變化?又是如何做到持續成長和改變的呢?

里德希望提倡靈活、彈性、員工自由和創新不再執著於防範錯誤和堅守規定。公司在成長時,如果沒有管理規章或控管程序,組織很容易陷入混亂。經過循序漸進的演化,多年下來在錯誤中學習,里德終於找出了一套實踐方法。比起制定規則、不容許員工自主判斷,給予員工更多自由,他們反而能做出更好的決定,也更能當責。如此一來,不僅同仁比較快樂、更有動力,公司也會比較敏捷。

危機下的學習

2001年初,Netflix已成長至40萬名訂戶和120名員工。里德全力避免再犯自己在前公司Pure Software時代笨拙的領導方式,雖然已經盡量避免制定過多的規定,但當時的Netflix並非特別理想的工作環境。不過Netflix確實在成長,不久,2001年的春天,全球面臨第一波網路泡沫破滅,無數網路公司倒閉消失。Netflix被迫裁撤40位員工,即公司中的1/3員工。當時里德的工作就是需要將所有員工進行分類,由於員工們的表現並沒有明顯地特別差勁,於是他將員工分成兩類:

  • 留下組:工作成績亮眼,獨具創意、與他人合作融洽
  • 離開組:愛做好人,但工作表現平平、工作狂但判斷力不穩定、特別有才華但愛抱怨悲觀消極。

在裁員幾個星期後,里德驚奇地發現,Netflix突然活絡起來了。雖然大家的工作增加,但所有的員工去上班就像談戀愛,充滿了熱情、活力與創意。這是因為人才密度的增加,這也奠定了Netflix成功的基礎。

優秀的人會幫助彼此進步更快

人才格外密集的公司,也是人人都想效力的公司。高績效表現的員工在整體人才密集的環境裡,尤其如魚得水。在這環境裡,員工從彼此身上能學到更多,團隊的績效也更高。這又提升了個人的動力與滿足感,進而帶領公司整體實現更多成就。最重要的是,與真正有才能的同事一起工作令人興奮、帶來鼓舞,而且充滿樂趣

經過里德的長期觀察發現,團隊中若有一、兩個人能力僅勉強勝任的話,會拉低團隊所有人的表現。若團隊有5名優秀下屬,另兩個差強人意,那這兩個勉強勝任的員工會:

  1. 耗盡主管心理,主管照顧優秀員工的時間減少;
  2. 降低團體討論品質,拉低團隊的總體智商;
  3. 迫使其他人必須養成另一套方法與他們共事,損害效率
  4. 劣幣驅逐良幣,迫使追求卓越的人離職。

當每個成員都很優秀,工作表現就會出現正向循環,員工就能彼此學習、激發彼此的動力。

首要目標:維持人才密度

因此,里德和派蒂·麥考德(Patty McCord)立下承諾,Netflix往後的首要目標,就是盡一切所能維持裁員後的人才密度,以及隨之而來的所有優點。今後將訓練主管拿出勇氣和紀律,凡有不適任的行為或是表現為達到模範標準的員工一律裁撤,以此確保Netflix的員工都是業界表現最佳、合作能力最強的人才。

為了實現這個目標,Netflix採取了一些原則,包括:

  1. 每個職務都用最佳人選,若不是則淘汰
  2. 即時開除懶散、不專業或不負責任的員工;
  3. 沒有績效獎金,直接給予高出市場數倍的頂尖底薪
  4. 鼓勵員工試探自己的身價行情,在員工被被別人錄用前給予他們遠高於行情的薪資
  5. 向其他同事誠實說明某員工離職或必須解僱的原因,以降低員工害怕自己也被解僱的恐懼,並增加員工對公司及主管的信任。

第二目標:誠實、透明極大化

你是否遇過,某位同事向團隊說明新企劃時,他每次發言都冗長又沒重點,你的腦中不禁悲嘆「企劃空洞,沒亮點,他的發表沒重點」,但你猶豫不知是否該講出來,最後錯過了時機。為什麼這些感受通常是由主管開口,而非你?

因為你覺得沒人會支持你的觀點;

因為你不想被捲入不愉快的爭執;

因為你擔心被指責不懂得團隊合作;

因為你不希望同事因此難過或生氣。

事實上,你若不同意某個同事卻不說,或把有益的意見悶著不分享,形同對公司不忠誠。你原本可以幫助公司,但你選擇不做。Netflix深知這點,便提倡員工們需要誠實感言,為了實現這目標,Netflix採取的原則包括:

  1. 鼓勵員工們說出自己的想法,並非為了攻擊別人,而是將感受、意見和回饋攤在檯面上,讓大家共同處理。
  2. 大聲認錯,小聲慶祝。Netflix鼓勵每個人把犯錯當成正常的事,而領導人必須帶頭自曝其短一個充分展現能力且受到團隊愛戴的領導者,公開承認錯誤能建立信任及鼓勵冒險。
  3. 保持高度創意是Netflix必須堅持的事,唯有充分給予透明的資訊,讓團隊自己做決定,不必監督或流程來控管行動,才能夠為公司帶來創新。

適當回饋的四個原則

建立誠實敢言的風氣有很大的風險,就是大家有可能以各種方式故意濫用或不小心誤用這種誠實。為了避免這種狀況,Netflix主管投入很多時間在教導屬下怎樣給予適當的回饋。他們的教學材料,可以歸納成四個要點:

  • 以協助為目的:給予回饋一定要立意良善。利用攻擊、諷刺、嘲笑的語言,都是不被允許的。
  • 可實際執行:回饋應該著重於對方能如何改變行為
  • 表達感謝:正常人收到批評,都會傾向自我防禦或找藉口。因此在收到回饋時,必須練習「我要讓自己認真的聆聽對方的建議,敞開心胸思考對方的話」
  • 採納或捨棄:必須聆聽並考慮對方給你的回饋

我們應該要將回饋當作禮物,而且隨時隨地的鼓吹回饋。誠實的企業文化不表示可以暢所欲言而不必考慮你的話對別人的影響,每個人都必須仔細思考給予回饋的四原則,再給予回饋。

第三目標:高度授權,效率與彈性優先

要快速創新,當責很重要,員工應是能負責的大人。過多規則會束縛員工的創意,令員工感到綁手綁腳。因此,里德認為必須擺脫規範,將管控極小化,因而Netflix採取了以下原則實現目標:

  1. 沒有請假規定、沒有規定消費,只要覺得這比花費的原因能夠解釋得坦誠自在,做任何事的效率就會提升,也減少了行政資源的浪費。最重要的是,必須以Netflix最佳利益作為行動原則。
  2. 分散決策模式,讓最清楚狀況的專案負責人擔任最好決策者。當然,標準只有一個,那便是為公司做正確的事。
  3. 充分資源,安心授權。目標必須是創新,而且必須在鬆散耦合的系統內運作。這些條件具備後,與其指揮員工做事,不如力求和對方建立共識,提供並與員工討論所有有助於做決定的資訊。

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